İDARİ HİZMETLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

Sayfayı Yazdır

 İdari ve mali hizmetler fonksiyonu

• Daire Başkanlığı ve bağlı birimlerin idari - mali iş ve işlemlerini yürütmek,
• Daire Başkanlığı için satın alınacak her türlü materyal ve malzemelerin satın alma işlemlerini ve yıllık bakım sözleşmelerini, 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu ve 4735 Sayılı Kamu İhale Sözleşmelerini, 5018 Sayılı Mali Kontrol Kanunu kapsamında yürütmek,
• Öğretim elemanı, öğrenci ve bağlı birimlerden gelen talepler doğrultusunda Başkanlığına ait bir sonraki yılın taslak bütçesini hazırlamak,
• İdarenin misyon ve vizyonunun belirlenmesi çalışmalarını yürütmek,
• İdarenin faaliyet raporunu hazırlamak,
• Yeni hizmet fırsatlarını belirlemek, etkililik ve verimliliği önleyen tehditlere tedbirler almak.
• Kurum içi kapasite araştırması yapmak, hizmetlerin etkililiğini ve yararlanıcı memnuniyetini analiz etmek ve genel araştırmalar yapmak.
• Biriminin üstünlük ve zayıflıklarını tespit etmek.
• İdarenin görev alanıyla ilgili araştırma-geliştirme faaliyetlerini yürütmek.
• İdare faaliyetleri ile ilgili bilgi ve verileri toplamak, tasnif etmek, analiz etmek.
• Başkanlığın taşınır işlemlerini gerçekleştirmek.
• Harcama yetkilisi tarafından verilen “Gerçekleştirme Görevlisi” sorumluluğu yerine getirmek.

Evrak kayıt işlemleri ve arşiv hizmetleri fonksiyonu

• EBYS (Elektronik Belge Yönetimi Sistemi) üzerinden Daire Başkanı tarafından havale edilen yazıların gereğinin yapılmasını sağlamak,
• Havalesi yapılan gelen evrakları gereği için ilgili birime ivedi bir şekilde sevk etmek,
• Yazışmaları “Resmi Yazışma Kurallarında Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik” te belirtilen esaslar doğrultusunda yerine getirmek.
İlgili evrakları Başbakanlıkça yayımlanmış olan “Standart Dosya Planı” Genelge esaslarına göre dosyalamak,
• Personel bilgi ve özlük dosyalarını tutmak,
• Rektörlük arşivine gönderilecek evrakları, ilgili yönetmelik çerçevesinde düzenlemek,
• Üniversitemiz Yayınları altında yayınlanan Süreli olanları dâhil tüm yayınlar için T.C. Kültür ve Turizm Bakanlığından ISBN ve ISSN numaralarını interaktif ortamdan almak,
• Yılsonunda “Yıl Sonu Taşınır İşlemlerinin” yapılmasını takip etmek,

Destek hizmetler fonksiyonu

• Büro, bina ve çevresinin periyodik temizlik işlerini yapmak ve başkanlığın diğer destek hizmetlerini yürütmek,
• Evrak ve dosyaları ilgili yerlere götürmek, getirmek,
• Araç – gereç ve malzemeleri kullanma talimatına uygun olarak kullanmak, kullandığı araç ve gereçlerin muhafazasından sorumlu olmak,
• Dairede disiplinli bir çalışma ortamının sağlanması hususunda alınan tedbirlere uymak,
• Merkez Kütüphane koleksiyonuna gelen materyallerin otomasyon kayıt ve diğer işlemleri tamamlandıktan sonra ilgili salonlara indirilmesi,
• Temizlik malzemelerini en iyi şekilde kullanarak muhafaza etmek ve bitmeden ilgili görevliye haber vermek.
Bu içerik 30.12.2024 tarihinde yayınlandı ve toplam 248 kez okundu.